Gesprekscylcus

Het belang van personeelsgesprekken in het kader van goed en eigentijds werkgeverschap staat hoog op de agenda in de gemeentelijke organisatie. De motie ‘Rotterdamse gesprekscyclus’ uit 2014 heeft de aandacht en het belang van de gesprekscyclus destijds bevestigd. Vanaf 2014 is strak gestuurd op het verhogen van het aantal personeelsgesprekken.

Uitgangspunt bij het voorstel voor de personeelsgesprekken per 2018 is het stimuleren van het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker, met meer aandacht voor de optimale inzet van kwaliteiten, talenten, permanente ontwikkeling en flexibiliteit van medewerkers.
Goed werkgeverschap, meer eigen verantwoordelijkheid, verbinden en loslaten; allemaal elementen die ervoor pleiten meer ruimte, vrijheid en mogelijkheden tot maatwerk te geven aan de invulling van de personeelsgesprekken. Zo komen we als organisatie in meerdere stappen tot een invulling van het personeelsgesprek passend bij de beweging “In Rotterdam kan alles wat jij kunt”.

Begin 2016 zijn 13 teams verdeeld over alle clusters gestart met een experiment. De experimenten waren vormvrij. Wel zijn ervaringen van andere organisaties hierbij meegenomen. In alle experimenten is aandacht voor talentontwikkeling en eigen verantwoordelijkheid /initiatief bij medewerkers. Uit de evaluatie van deze 13 experimenten blijkt enthousiasme, energie en beweging richting meer eigen verantwoordelijkheid en samenwerking.
Op basis van het geleerde uit de 13 experimenten en de overtuiging dat een eigentijdse vorm van het voeren van personeelsgesprekken past bij de beweging “In Rotterdam kan alles wat jij kunt”, is alle leidinggevenden in het concern begin 2017 de mogelijkheid geboden zich op te geven om te experimenteren. Ruim 200 leidinggevenden en hun ruim 3.000 medewerkers hebben gebruik gemaakt van deze mogelijkheid tot het experimenteren met de gesprekscyclus. Deze medewerkers zijn verdeeld over alle clusters. De leidinggevende bepaalt (samen met het team/afdeling) hoe het experiment vormgegeven wordt. Het is een maatwerkmethode, dit betekent dat binnen dit experiment de aanpak mag verschillen per afdeling, team of per medewerker. Voorwaarde is wel dat er in ieder geval elk jaar één formeel gesprek heeft plaatsgevonden, het evaluatiegesprek.
De eerste evaluaties van deze experimenten leveren goede resultaten op. In september 2017 vinden er nog per cluster evaluaties plaats met zowel leidinggevenden als medewerkers. De input die dit oplevert, wordt meegenomen in het voorstel voor nieuwe kaders voor de personeelsgesprekken per 2018.

Momenteel wordt tevens gewerkt aan het op een andere wijze rapporteren over de kwantitatieve resultaten van de gesprekscyclus en zal op termijn het verplichte evaluatiegesprek van de experimenterende teams als indicator worden opgenomen. In onderstaande cijfers zijn de experimenterende teams (in 2016: 13 teams) derhalve niet meegenomen.

Percentages realisatie gesprekscyclus per organisatieonderdeel

2014 BG

2015 PG

2015 FG

2015 BG

2016 PG

2016 FG

2016 BG

Dienstverlening

86%

92%

86%

67%

65%

89%

84%

Maatschappelijke ontwikkeling

76%

88%

85%

77%

74%

77%

70%

Stadsbeheer

77%

88%

84%

83%

81%

83%

79%

Stadsontwikkeling

90%

95%

91%

82%

79%

80%

73%

Werk en Inkomen

73%

92%

95%

96%

89%

94%

91%

Bestuurs- en concern Ondersteuning

77%

86%

80%

79%

54%

74%

70%

Directie Veilig

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

90%

84%

82%

64%

Gem. Secr., Concern Auditing, Middelen & Control

89%

93%

88%

69%

44%

75%

73%

Concern

81%

90%

87%

81%

74%

81%

76%

Het college hecht er waarde aan dat alle medewerkers jaarlijks gesprekken voeren met hun leidinggevende. Clusters streven er ook in 2017 naar om deze ambitie zo dicht mogelijk te benaderen. In de afgelopen jaren was er sprake van een gestage toename van het aantal gevoerde gesprekken: van ± 40% in 2010 naar ca. 80%, een enorme ontwikkeling.
De cyclus 2016 laat een zeer positieve stijging zien ten opzichte van hetgeen gepresenteerd in de jaarrekening 2016. Niettemin moet worden opgemerkt dat hier, zeker gezien het formele karakter van het beoordelingsgesprek nog enige doorloop in administratieve verwerking zit. In de jaarrekening 2017 zal een geactualiseerd beeld worden gegeven.