Ontwikkelingen

i-agenda

Als onderdeel van de i-Strategie wordt een i-Agenda opgesteld die de ontwikkelingen in de stad en de uitdagingen binnen de clusters van buiten naar binnen verbindt met de ICT strategie en de ICT vakkennis. Op basis daarvan worden veranderactiviteiten gedefinieerd met benodigde middelen.
Op deze manier komen de transformatie van de stad, de clusters en de digitale transformatie concreet bij elkaar en versterken ze elkaar en zijn we in staat in samenhang en transparant te sturen op de realisatie. De I-agenda staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een samenhangende veranderopgave met andere ontwikkelingen en instrumenten, zoals de HR-agenda.

Legacy

Bij de migratie naar de nieuwe werkomgeving, welke is afgerond in 2016, is onderkend dat voor 124 applicaties die migratie niet zonder meer mogelijk was. In het project Legacy worden hiervoor oplossingen gerealiseerd. Het project loopt tot april 2018.
De voortgang van het project verloopt zoals gepland, er zijn inmiddels 102 applicaties gemigreerd (stand begin augustus 2017).
Het project is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten (URL nog toevoegen).

Generieke ICT

In 2017 wordt planmatig gewerkt aan de realisatie van de generieke ICT voorzieningen. Vanuit het programma Generieke ICT wordt een aantal generieke voorzieningen gerealiseerd. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • de moderne scanstraat voor het sneller en efficiënter afhandelen van het postproces.
  • Voor het vergroten van het gebruik van de Basisregistraties bij de gemeente Rotterdam wordt een Web Inzage Functie gerealiseerd waarmee binnenkort iedereen (met autorisatie) gegevens kan raadplegen. Voor het verantwoord gebruik van gegevens wordt een zogenoemde anonimiseringstool en het privacy-proof datawarehuis neergezet.
  • Voor het in- en extern uitwisselen van vertrouwelijke informatie is een beveiligde transportvoorziening (MoveIT) geregeld.
  • Binnenkort wordt de landelijke BerichtenBox voor de eFacturatie gereed gemaakt.
  • Om medewerkers ruimte voor het experimenteren te bieden worden experimenteeromgevingen ingericht (Analytics Platform en Rapid Application Development).
  • Ook wordt vanuit het programma gewerkt aan een (herziene) visie van de digitale werkplek voor een eigentijdse ondersteuning van de medewerkers in de toekomst. Voor de interactie met de burgers wordt een visie voor portalen ontwikkeld.
  • Voor 2018 en verder wordt momenteel de behoefte aan de Generieke ICT gezamenlijk met de clusters op basis van de Business Informatie Plannen (BIP’s) geïnventariseerd.
Stelstel van basis- en kernregistraties

Het stelsel van basis- en kernregistraties vormt een belangrijk onderdeel van de Generieke Digitale Infrastructuur. Onze inspanning in 2018 is gericht op verdere optimalisatie van het beheer en het gebruik van de basis- en kerngegevens. Met verbeterde beheerprocessen en laagdrempelige, integralere toegang tot deze gegevens voor medewerkers werken we verder aan de kwaliteit van de digitale overheid.

Open Data

Op basis van het geactualiseerde open data beleid wordt het delen van gemeentelijke data voor hergebruik door derden onderdeel van concern breed gegevensmanagement.
Hiermee wordt open data van de experimentele aanpak van de afgelopen jaren in 2018 structureel onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering.
Informatiegestuurd werken – Concerndashboard
Het completeren van het Concerndashboard met Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s) over de primaire processen van de clusters loopt in 2017 verder. Tevens wordt het beheer van het Concerndashboard gerealiseerd.

ICT dienstverlening

Vanaf begin 2017 tot medio augustus is er 5 keer sprake geweest van verstoring van externe dienstverlening vanuit de clusters richting burgers, bedrijven en derden, door toedoen van ICT-gerelateerde issues. De voorvallen zijn geëvalueerd en de daarin gegenereerde verbeterpunten zijn meegenomen binnen de dagelijkse bedrijfsvoering of in de agenda van verbetertrajecten binnen BCO-IIFO.

Innovatie

In 2016 zijn meerjarig middelen toegekend aan innovatie. De middelen worden aangewend voor de digitalisering van werkprocessen bij clusters, het versnellen en verbreden van zaakgewijs werken en het verder ontwikkelen van informatiegestuurd werken binnen het concern (zie onderstaand voor nadere toelichting).

Zaakgewijs werken

De technische randvoorwaarden om zaakgewijs te kunnen werken zijn in 2017 opgeleverd. Dit betekent dat er gewerkt kan worden met de nieuwe concernvoorziening. Het nieuwe zaaksysteem (de zogenaamde e-suite) draait en de belangrijkste koppelingen naar andere Rotterdamse voorzieningen (denk aan Mijn Loket, de PDC, 14010) zijn gemaakt. Het onderbrengen van processen in het zaaksysteem is gestart. De eerste processen komen voort uit het werk van Dienstverlening en Bouw- en Woningtoezicht. Inmiddels zijn ook Stadsbeheer en Veilig onderdeel van het programma en wordt geanalyseerd welke processen uit deze organisatie-onderdelen met welke prioriteit kunnen worden ondergebracht in het zaaksysteem. Daarbij wordt gekeken naar de vraag vanuit de Rotterdammers (wat helpt hen het best om inzicht te krijgen in de voortgang/ afhandeling van vragen/ meldingen, etc.), de behoefte binnen de eigen organisatie aan een integraal klantbeeld en ook naar mogelijkheden om verouderde systemen uit te zetten zodat er besparingen op het beheer van de oude systemen kan worden gerealiseerd. Op basis van deze afwegingen (ondersteund door de businesscase DWARSS 2.0 (gereed eind 2017)) wordt er een planning opgesteld voor de verdere uitrol over de komende jaren.
Naast de techniek is er ook aandacht voor de werkveranderopgave die gepaard gaat met zaakgewijs werken. De collega’s moeten niet alleen leren werken met een nieuw systeem, ze moeten ook op een andere manier naar hun werk kijken. De blik verschuift van (de eigen) taak naar de zaak (van de Rotterdammer). Daartoe zijn trainingen opgezet en vindt begeleiding vanuit het veranderprogramma DWARSS plaats.
Het dwars door de organisatie heen samenwerken wordt steeds zichtbaarder, onder andere door het op gelijke wijze (zaakgewijs) afhandelen van publieksreacties door het hele concern.
Met het oog op de ontwikkelingen rond de invoering van de omgevingswet en het feit dat zaakgewijs werken daar als onderlegger voor is benoemd is de verbinding tussen deze twee bewegingen gerealiseerd en wordt er gezamenlijk invulling gegeven aan het vervolg op dit vlak. Zo wordt er gekeken welke van de 16 benoemde basisprocessen uit de wet ondersteund kunnen worden met zaakgewijs werken.
Het project is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten (hyperlink volgt).

Digitalisering

Het programma GERS heeft als doel om de komende 5 jaar te zorgen voor digitale dossiervorming van de niet-zaakgewijze processen, zoals projecten, beleid en vergaderen. In 2017 is een Europese aanbesteding uitgevoerd voor de inrichting van het concern Document Management Systeem, DIVA (Digitale InformatieVoorziening Alfresco) en de bijbehorende veranderaanpak. Door het nauwkeurig volgen van de procedure en het afwijzen van de inschrijver van een van de percelen, is de planning met een aantal maanden opgeschoven.

In Q3 2017 wordt gestart met de bouw van de basisinrichting van DIVA. Parallel hieraan worden de voorbereidingen getroffen om de eerste afdelingen aan te sluiten op DIVA. Na de oplevering van de basisinrichting van DIVA in Q1 2018, zullen de clusters stapsgewijs worden aangesloten. Het programma is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten (URL nog toevoegen).

Informatiegestuurd werken – uitvoering pilots

Met informatiegestuurd werken wordt gebruik gemaakt van verschillende databronnen, om beleidsvraagstukken en operationele beslissingen op basis van betrouwbare informatie te kunnen nemen.
Dit jaar wordt de toegekende bestemmingsreserve ingezet voor het uitvoeren van pilots en het opleiden van medewerkers tot datascientist. Het doel van de pilots is, naast voordelen voor de beleidsuitvoering, ervaring opdoen met het gebruik van datascience voor de uitvoering. Leren voor toekomstige trajecten en het ontwikkelen van een methodiek is een belangrijk resultaat.
De pilots betreffen ten eerste de handhaving rechtmatigheid uitkeringen Werk en Inkomen (in samenwerking met Cluster Werk en Inkomen).
Verder wordt een datascience-onderzoek naar de effectiviteit van interventies jeugdwerkloosheid uitgevoerd (met cluster MO en WenI).
Tot slot wordt bijgedragen aan de inrichting van een dataplattegrond voor wijkgestuurd werken (met cluster Dienstverlening).
Ook wordt een bijdrage geleverd aan de analytics die wordt uitgevoerd voor “CityDeal zicht op ondermijning’’, over samenleving ondermijnende criminaliteit (met directie Veiligheid).
Ten aanzien van het ‘leren’ wordt vermeld dat dat steeds meer inzicht komt in de voorwaarden waarop de gemeente dit soort pilots kan uitvoeren: goed gegevensmanagement, de noodzakelijke analyseplatforms en de toepassing van privacy- en securityregelgeving.
De invoering van gegevensmanagement is om die reden programmatisch gekoppeld aan informatiegestuurd werken.
De aanbesteding voor een analytics platform waarop ondermeer de pilots worden uitgevoerd, is nog gaande. Uiterlijk begin 2018 beschikt de gemeente hierover. Tot die tijd wordt gewerkt met tijdelijke oplossingen.
Daarnaast leren medewerkers ‘on the job’ datasciencetrajecten uit te voeren. Leert de organisatie hoe methodisch met de innovatietrechter gewerkt wordt in informatiegestuurd werken projecten.
Ook heeft de ervaring geleerd dat het weliswaar kostbaar is om deze trajecten uit te voeren, maar dat er ook flinke winst mee te boeken is. De beschikbaarheid van ontwikkelbudgetten is een aandachtspunt.